Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Jerzy Zientkowski.

• e-mail: [email protected];
• adres korespondencyjny: ul. Eurypidesa 12, 60-461 Poznań.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

2. Cele, podstawy prawne i uzasadnione interesy

Twoje dane przetwarzamy:

1. w celu przesłania i obsługi indywidualnego zaproszenia, przyjęcia deklaracji, prowadzenia kontaktu dotyczącego tworzenia SZM oraz planowania zebrania, ról i prac organizacyjnych: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Administratora oraz osób zaangażowanych w inicjatywę jest sprawne i bezpieczne zorganizowanie procesu utworzenia stowarzyszenia oraz udzielenie odpowiedzi osobom, które wyraziły zainteresowanie;
2. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz wykazania prawidłowego przebiegu procesu: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i możliwość wykazania zgodności działań;
3. w celu obsługi żądań dotyczących danych osobowych oraz wykonania innych obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. w celu wysyłania newslettera SZM oraz informacji o działaniach, wydarzeniach i naborze drogą elektroniczną: wyłącznie po udzieleniu dobrowolnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Formularz nie służy do zawarcia umowy ani przyjęcia do stowarzyszenia. Zgoda na newsletter i komunikację marketingową jest osobnym, opcjonalnym polem. Przed zebraniem danych potrzebnych do sporządzenia formalnej listy założycieli otrzymasz odrębną informację odpowiadającą temu etapowi procesu.

3. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy:

• imię i nazwisko oraz adres e-mail podane przez Ciebie bezpośrednio w korespondencji z Administratorem;
• odpowiedzi dotyczące akceptacji kierunku SZM, zainteresowania rolą założyciela, rozważanych ról, obszarów pracy i dostępności;
• dobrowolnie wpisane informacje o możliwym zadaniu, potrzebnym wsparciu oraz pytania;
• informację o udzieleniu albo nieudzieleniu zgody na newsletter i komunikację marketingową;
• dane techniczne potrzebne do zabezpieczenia i udokumentowania zgłoszenia, w szczególności indywidualny token zaproszenia, identyfikatory rekordu, daty operacji, status zaproszenia, źródło odpowiedzi i wersję tej klauzuli.

Nie wpisuj w polach tekstowych danych dotyczących zdrowia, poglądów, przekonań ani innych danych szczególnych kategorii. Nie podawaj również danych innych osób.

4. Dobrowolność podania danych

Udział w procesie jest dobrowolny. Imię, adres e-mail i odpowiedzi oznaczone w formularzu jako wymagane są niezbędne do przyjęcia i obsługi deklaracji. Bez nich nie można przesłać formularza. Pozostałe pola są dobrowolne.

Potwierdzenie zapoznania się z tą klauzulą dokumentuje przekazanie informacji i nie jest zgodą marketingową.

Udzielenie zgody na newsletter i komunikację marketingową jest dobrowolne. Brak zgody nie wpływa na możliwość przesłania deklaracji ani udziału w procesie tworzenia SZM.

5. Odbiorcy danych

Dostęp do danych ma obecnie wyłącznie Administrator. Dane mogą zostać udostępnione:

• dostawcom usług Google używanych do obsługi procesu (Gmail, Dysk Google, Arkusze Google i Google Apps Script), w tym Google Ireland Limited, Google LLC oraz podmiotom świadczącym usługi na ich rzecz;
• organom publicznym, sądom lub innym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa;
• po rejestracji: Stowarzyszeniu Zawodowych Mówców, wyłącznie w zakresie danych potwierdzonych założycieli oraz osób, które potwierdzą chęć dalszego udziału lub kontaktu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Usługi Google mogą wiązać się z przetwarzaniem danych na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Google informuje, że zależnie od miejsca i rodzaju transferu stosuje mechanizmy przewidziane prawem, w tym decyzje o odpowiednim stopniu ochrony, Ramy Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne.

Informacje Google o mechanizmach transferu danych.

7. Okres przechowywania

Dane przechowujemy:

• jeżeli nie odpowiesz na zaproszenie: przez 3 miesiące od ostatniego kontaktu;
• jeżeli pozostajesz osobą niezdecydowaną: przez 6 miesięcy od ostatniej aktywności;
• w przypadku aktywnego zgłoszenia: do zakończenia procesu utworzenia SZM i przekazania danych nowemu stowarzyszeniu, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej aktywności;
• po wycofaniu zgłoszenia: dane robocze usuwamy lub ograniczamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni;
• minimalny rejestr żądania, sprzeciwu lub wycofania oraz sposobu jego obsługi: przez 6 lat od zamknięcia sprawy, wyłącznie w celu wykazania zgodności i obrony przed roszczeniami;
• jeżeli powstanie konkretny spór lub roszczenie: dane niezbędne do jego obsługi do czasu prawomocnego zakończenia sprawy lub przedawnienia roszczenia.
• dane wykorzystywane do newslettera i komunikacji marketingowej: do czasu wycofania zgody lub zakończenia tego kanału komunikacji.

Po przekazaniu danych zarejestrowanemu SZM Administrator usunie własną kopię w ciągu 30 dni, chyba że zachowanie ograniczonego zakresu danych będzie konieczne z powodu obowiązku prawnego lub konkretnego roszczenia.

8. Twoje prawa

Masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w którym podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, możesz także w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Żądania możesz kierować na [email protected]. Jeżeli uznasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli udzielisz zgody na newsletter i komunikację marketingową, możesz ją wycofać w dowolnym momencie przez kontakt z Administratorem lub mechanizm rezygnacji wskazany w wiadomości.

9. Automatyczne decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Odpowiedzi mogą być porządkowane według zadeklarowanych ról, obszarów pracy i dostępności, ale decyzje organizacyjne podejmuje człowiek.

10. Rejestracja SZM i zmiana administratora

Po zarejestrowaniu SZM:

• dokumentacja potwierdzonych założycieli może zostać przekazana stowarzyszeniu w zakresie potrzebnym do jego działania i wykazania prawidłowości procesu założycielskiego;
• dane pozostałych aktywnych osób zostaną przekazane tylko wtedy, gdy potwierdzą chęć dalszego udziału lub kontaktu;
• osoby zostaną bezpośrednio poinformowane o danych nowego administratora, celach, podstawach prawnych, retencji oraz przysługujących im prawach;
• dane osób nieaktywnych, które nie potwierdzą dalszego kontaktu, nie zostaną przekazane i zostaną usunięte zgodnie z zasadami retencji.